1 Normativa di riferimento
2 Cosa si può segnalare
3 Modalità di segnalazione
4 Contenuto della segnalazione
5 Gestione della segnalazione
6 Divieto di ritorsione
7 Condizioni per la segnalazione
8 Presupposti per le segnalazioni esterne
9 Protezione dei dati personali
1) Normativa di riferimento
La segnalazione inviata con la piattaforma Whistleblowing viene effettuata ai sensi del D.lgs. 24 del 10 marzo 2023 “Attuazione della direttiva UE 2019/1937 del parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
Il D.lgs. 24/2023 raccoglie, abrogando le normative precedentemente vigenti in Italia, in un unico testo normativo l’intera disciplina dei canali di segnalazione, affidando allo strumento della segnalazione una primaria rilevanza nella prevenzione delle violazioni normative e assicurando ai segnalanti una più penetrante tutela sia del settore pubblico che privato.
La segnalazione (o Whistleblowing) è lo strumento per mezzo del quale è possibile segnalare una presunta condotta illecita commessa da altri soggetti.
La segnalazione è accessibile solo al segnalante e al Responsabile del canale interno del Whistleblowing di Associazione d’Irrigazione Ovest Sesia. Tramite questa piattaforma il segnalante può inviare una segnalazione in maniera sicura e riservata.
Segnalazione Riservata (o Whistleblowing): per segnalazione riservata si intende una segnalazione in cui il segnalante è identificabile. Le segnalazioni riservate prevedono la registrazione preliminare dell’utente con nome e cognome, prima di poter inviare la segnalazione. Tutte le segnalazioni whistleblowing sono visionate dal Gestore del Canale di Segnalazione Interno.
Non sono gestite le segnalazioni anonime.
2) Cosa si può segnalare
La normativa prevede che, essendo Ovest Sesia un ente di diritto privato, con un numero di dipendenti maggiore a 50 (nell’ultimo anno) e che ha deciso di adottare un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. 231/01, sia possibile effettuare segnalazioni relative a:
- condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/01 e violazioni del modello di organizzazione e gestione e controllo redatto ai sensi del D.lgs. 231/01;
- violazioni delle normative dell’Unione Europea indicate nell’art. 2 c.1 lettera a) punti 3),4),5),6) del D.lgs. 24/2023
La segnalazione deve essere finalizzata alla salvaguardia dell’integrità dell’Associazione, e non alla soddisfazione di esigenze individuali del segnalante, non può riguardare lamentele o rimostranze di carattere personale o richieste che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro, del rapporto contrattuale o ai rapporti con il superiore gerarchico o i colleghi o i referenti aziendali.
3) Modalità di segnalazione
Si rimanda al file manuale del segnalante di Team System di cui si riporta il link.
TeamSystem Whistleblowing – Manuale segnalante.pdf
4) Contenuto della segnalazione
Il segnalante deve fornire tutti gli elementi utili a consentire di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. A tal fine, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi essenziali:
- una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione. È indispensabile che tali elementi siano conosciuti direttamente dal segnalante, e non riportati o riferiti da altri soggetti;
- se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti;
- se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il reparto in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati;
- l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati
5) Gestione della segnalazione
Tutte le segnalazioni sono raccolte dal Gestore del Canale di Segnalazione interna che in Ovest Sesia è la Dott.ssa Stefania Valenti, membro dell’Organismo di Vigilanza e Responsabile dell’Ufficio Legale .
Il Gestore, una volta ricevuta la segnalazione, la gestisce secondo le modalità definite dall’art. 4 del D.lgs. 24/2023. Pertanto, entro 7 giorni comunica al segnalante che la segnalazione è stata presa in carico ed entro 90 giorni dalla ricezione comunica al segnalante l’esito delle indagini interne.
Una volta inviata la segnalazione, il segnalante può seguirne l’andamento e continuare a comunicare con il Gestore attraverso l’area messaggi, associata alla segnalazione. Tutte le informazioni sono crittografate e protette dalla piattaforma. In ogni caso si consiglia di accedere periodicamente alla piattaforma per verificare la presenza di eventuali richieste di chiarimenti da parte del Gestore.
Per maggior riservatezza suggeriamo di:
- non inviare una segnalazione dalla propria postazione di lavoro;
- preferire l’utilizzo della piattaforma a qualsiasi altra forma di segnalazione.
6) Divieto di ritorsione
Il segnalante è tutelato da ogni misura ritorsiva o discriminatoria eventualmente adottata dall’Associazione a causa della segnalazione effettuata.
Il decreto prevede, a tutela del whistleblower, il divieto di ritorsione definita come “qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto”.
Oltre a quelle espressamente indicate nell’art. 17 del d.lgs. n. 24/2023 possono costituire ritorsioni, ad esempio, anche la pretesa di risultati impossibili da raggiungere nei modi e nei tempi indicati; una valutazione della performance artatamente negativa; una revoca ingiustificata di incarichi; un ingiustificato mancato conferimento di incarichi con contestuale attribuzione ad altro soggetto; il reiterato rigetto di richieste (ad es. ferie, congedi); la sospensione ingiustificata di brevetti, licenze, etc.
Le presunte ritorsioni, anche solo tentate o minacciate, devono essere comunicate esclusivamente ad ANAC tramite il canale di segnalazione esterno. Ad ANAC è affidato il compito di accertare se esse siano conseguenti alla segnalazione, denuncia, divulgazione pubblica effettuata.
Fatte salve le specifiche limitazioni di responsabilità previste dal legislatore, la protezione prevista in caso di ritorsioni non trova applicazione in caso di accertamento con sentenza, anche non definitiva di primo grado nei confronti del segnalante della responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per i medesimi reati connessi alla denuncia, ovvero della responsabilità civile, per aver riferito informazioni false riportate intenzionalmente con dolo o colpa.
7) Condizioni per la segnalazione
Al momento della segnalazione, la persona segnalante o denunciante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell’ambito della normativa.
Le informazioni relative alla segnalazione devono essere state acquisite dal segnalante:
– Durante un periodo di lavoro presso l’Associazione,
– Durante una selezione per una potenziale collaborazione con l’Associazione.
La segnalazione deve essere finalizzata alla salvaguardia dell’integrità dell’Associazione, e non alla soddisfazione di esigenze individuali del segnalante, non può riguardare lamentele o rimostranze di carattere personale o richieste che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro, del rapporto contrattuale o ai rapporti con il superiore gerarchico o i colleghi o i referenti aziendali.
In caso di segnalazioni false e che possono ledere la reputazione dell’Associazione, quest’ultima si riserva la possibilità di far valere i propri diritti nelle sedi e modalità più opportune.
In particolare, nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria rimane invariata la responsabilità penale e disciplinare del segnalante ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del Codice Civile.
8) Presupposti per le segnalazioni esterne
La norma prevede ulteriori modalità di segnalazione: Canale Esterno, Divulgazione Pubblica.
La normativa favorisce in via prioritaria la scelta del canale interno, rispetto alle altre forme di segnalazione. Infatti, è possibile ricorrere al Canale esterno (segnalazione ad ANAC), quando sussiste almeno una delle condizioni indicate nell’art. 6 del D.lgs. 24/2023, mentre è possibile ricorrere alla divulgazione pubblica, quando sussiste almeno una delle condizioni indicate nell’art. 15 del D.lgs. 24/2023.
9) Protezione dei dati personali
Per quanto concerne il trattamento dei dati personali si rimanda alla policy privacy contenuta nella piattaforma per le segnalazioni o sul sito istituzionale.